Thời gian vừa qua, tôi có dịp nói chuyện với một bạn trẻ, rất trẻ tại Mỹ. Cô ấy 19 tuổi, đang học năm hai đại học và đồng thời có hai công việc bán thời gian, trong đó một việc là vai trò quản lý cho một công ty nhỏ. Tôi hỏi cô “Em học rất giỏi, lại làm một lúc hai việc, theo em thì kỹ năng gì em cho là quan trọng nhất để khiến em có thể làm tốt nhiều việc như thế?”. Không ngần ngại, em trả lời, “Em nghĩ rằng đó là kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Một ngày của em bắt đầu từ 6h sáng và kết thúc vào 10h đêm, cũng như các bạn khác, nhưng em làm được rất nhiều việc. Đó đều là nhờ em có thể quán xuyến được thời gian của mình rất tốt.”

Thiết nghĩ chủ đề này rất thiết thực cho các bạn tại TPCG, tôi viết bài viết này để chúng ta cùng chia sẻ. Bản thân tôi là người ý thức rất rõ về thời gian và tầm quan trọng của việc sắp xếp mọi việc để này của mình được hiệu quả nhất. Tôi xin chia sẻ một số phương pháp sau đây, mong rằng sẽ giúp các bạn quản lý thời gian của mình thật tốt.

Trước tiên là Ý THỨC. Thời gian là hữu hạn nhưng lại là tài sản được phân phối công bằng nhất cho tất cả mọi người trên thế giới. Không ai có hơn 24 giờ mỗi ngày, vậy thì làm sao có người lại làm được thật nhiều, nhưng có người lại mất đi cả ngày mà dường như không làm được việc gì cả. Tôi cho rằng việc CHƯA Ý THỨC được tầm quan trọng của thời gian, điều tưởng chừng như vô cùng căn bản, là lý do khiến chúng ta chưa muốn, chưa quyết tâm quản lý tài sản, nguồn lực này hiệu quả hết sức có thể.

Khi đã ý thức được tầm quan trọng và khát khao quản lý được thời gian của mình, nếu chưa làm được thì có lẽ chúng ta cần thêm phương pháp.

Phương pháp này lại bắt đầu bằng chữ Hiểu. Chúng ta cần hiểu vai trò gì là quan trọng nhất trong một ngày của mình. Có phải đó là vai trò làm mẹ, vai trò làm con, làm vợ/chồng, rồi mới đến là người tạo ra kinh tế…? Nếu đúng là vậy, có phải chăng chúng ta sẽ luôn xem việc hỏi han mẹ già, chăm sóc con trẻ là ưu tiên hàng đầu trong ngày của mình và sẽ sắp xếp thời gian để làm gì đó cho vai trò này, thay vì luôn nói rằng “mình bận quá”? Liệu bạn có đặt nhiệm vụ “chăm sóc và phát triển bản thân mình lên hàng đầu” để dành một chút thời gian cho việc đọc/nghe sách, tự học một kỹ năng nào đó mỗi ngày? Ý thức được thời gian nhưng không hiểu được chính bản thân mình cần gì, ưu tiên gì thì làm sao chúng ta quản lý được thời gian của chính mình cho những việc tối quan trọng đó? Trong các vai trò kiêm nhiệm tại công ty, vai trò nào là quan trọng và cần phải ưu tiên hàng đầu để giúp tổ chức thành công?

Sau khi đã ý thức và hiểu được các ưu tiên của chính mình, chúng ta mới nói đến kỹ năng cụ thể. Tôi xin phép chia sẻ công thức tôi đã hướng dẫn cho một số bạn về quản lý thời gian qua 3 chữ viết tắt P-C-M (Tôi thích công thức hoá mọi thứ, nó cũng giúp tôi quản lý công việc hiệu quả. Một ngày nào đó, có lẽ tôi sẽ viết bài về chủ đề này).

P – Plan : Lên kế hoạch.
C – Commit : Cam kết thực hiện.
M – Monitor : Giám sát kế hoạch.

Không lập kế hoạch thì ngày của chúng ta là một chuỗi các hoạt động “phản ứng” với mọi thứ xung quanh. Chúng ta thiếu sự chủ động và dễ dàng quên luôn những việc ưu tiên, quan trọng nhất của mình. HÃY LẬP KẾ HOẠCH nếu muốn quản lý thời gian hiệu quả và đạt được những kết quả quan trọng. Việc lên kế hoạch trên giấy, dù cho bạn chỉ gạch đầu dòng một số việc quan trọng cần làm trong ngày chắc chắn sẽ giúp bạn nhanh chóng và tập trung hoàn thành nó, hơn là nghĩ trong đầu – hay tệ hơn nữa là… không có kế hoạch gì hết.

Commit – CAM KẾT THỰC HIỆN – là có ý chí làm đến cùng việc cần làm và thực hiện theo ý chí đó. Không cần nói nhiều, đây chính là điều kiện quan trọng giúp chúng ta làm được mọi việc, bao gồm cả quản lý các hoạt động trong ngày theo đúng kế hoạch. Một lần nữa, chúng ta thường cam kết thực hiện những gì mình viết ra, liệt kê hơn là không viết. Do đó, viết ra cũng giúp gia tăng ý chí thực hiện những việc cần làm.

Monitor – GIÁM SÁT hay KIỂM TRA KẾ HOẠCH – là việc xem lại những việc liệt kê xem đã hoàn thành chưa, có bị sót việc gì hay không. Không có bước này thì kế hoạch của chúng ta cũng có thể bị dang dở, làm nhiều nhưng không có kết thúc, hay nói cách khác, không có kết quả. Đó chính là quản lý thời gian và công việc kém hiệu quả.

Tại TPCG, ban lãnh đạo thật ra đã và đang giúp chúng ta hình thành thói quen này, thông qua việc tổ chức xây dựng các Chương trình hành động cho năm, quý, tháng, tuần. Đó chính là bước 1, lên kế hoạch. Phần còn lại, việc hoàn thành xuất sắc như thế nào chương trình đã đề ra cần các bạn CAM KẾT THỰC HIỆN VÀ GIÁM SÁT KẾ HOẠCH đó.

Một lần nữa, chúng ta đều có 24 giờ mỗi ngày. Dùng trọn vẹn 24 giờ này để làm được bao nhiệu việc quan trọng và có ý nghĩa với chính mỗi người tuỳ thuộc vào kỹ năng và ý chí của mỗi người – theo tôi kỹ năng đó hoàn toàn có thể học được. Mong rằng bài viết này hữu ích cho tất cả các bạn, và chúc cho năm 2024 của các thành viên tại TPCG là một năm đạt được nhiều thành tựu và kết quả.